КАКОЙ УМ!!! (без комментариев)
У Т В Е Р Ж Д А Ю
Технический директор ОАО «********»
Петров П.И.
« 29 » августа 2000 г.
И Н С Т Р У К Ц И Я
о порядке создания документов на персональных компьютерах
в ОАО «**********/» Тридесятого Государства
№******* от29.08.2000г.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая инструкция регламентирует порядок создания, наиме-
нования, хранения и передачи информации, находящейся в докумен-
тообороте ОАО «******» Тридесятого Государства представляемую
в текстовом и табличном виде.
1.2. К документам относятся все файлы, создаваемые на персональных
компьютерах, содержащие какие-либо сведения, созданные с помощью
различных программ, независимо, будут ли они в дальнейшем отпечатаны
или будут храниться только в электронном виде.
1.3. Тексты программ, написанные на языке программирования или с
помощью пакетов прикладных программ и специализированная информация
к документам не относятся.
2. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА
2.1. Каждый отдельный документ создается в отдельном файле, имя
файла задается латинскими буквами таким образом, чтобы отобража-
лось содержание документа, например vopros5, или tarif, или
plan, расширение имени файла обычно ставится автоматически.
2.2.Файлы с документами записываются на носителях по папкам,
каталогам) созданным наиболее удобным для их поиска образом.
2.3. Если документ создается с помощью специально написанной для
этого программы, то его форма уже заранее задана при написании
этой программы и уже не может быть изменена пользователем.
При необходимости ее изменения, необходима корректировка
самой программы.
2.4.Все документы должны создаваться в формате MICROSOFT
OFFICE 97.В качестве основного текстового редактора в настоящее время
необходимо применять WORD 97.В качестве «электронной таблицы» - EXCEL 97.
2.5. Только в исключительных случаях, при невозможности создать
документ в WORD и EXCEL применяются другие средства с
обязательным их указанием.
3. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА
3.1. Документы оформляются по всем правилам делопроизводства,
соответствующих инструкций и конкретных требований руковод-
ства.
3.2. Наиболее общим является: расположение метериала по пунктам
и подпунктам, необходимость наличия свободного места для под-
шивки, применение небольшого количества шрифтов (два- три).
Использование шрифтов, не входящих в стандартную поставку
Нежелательно.
4. АРХИВИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Для архивирования (сжатия) необходимо применять архиваторы
ZIP, RAR, ARJ. Версии применяемых архиваторов не должны уре-
зать длинные имена файлов.
5. ПЕРЕДАЧА ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
5.1. Передача документа (файла) по электронной почте производится
в формате затребованном получателем, если формат не оговорен,
то обычной схемой является:
- в поле темы письма обязательно указывать общую тему переписки
- в поле текста письма необходимо указывать сопроводитель-
ную информацию по документам
- документы, прилагаемые к письму должны находится во
вложениях письма.
Если необходимо передать большой обьем информации, то
необходимо предварительно произвести архивацию (сжатие).
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1. Документы, выполненные с нарушениями данной инструкции,
будут считаться неисполненними.
Помощник генерального директора Иванов И.И.